Organización || Mi método de listas y libretas para todo

Para empezar quisiera aclarar que yo soy un pelín obsesiva con el tema de organizar mis cosas por cuestiones meramente psicológicas, tener el control sobre ciertos asuntos inocuos me baja un poco los niveles de ansiedad, pero de verdad que no necesitáis hacer un recuento mensual de vuestra ropa interior ni dibujar un croquis con el contenido de cada mueble de vuestra casa. Yo lo hago porque hacerlo y concentrarme me relaja y me hace sentir que mi vida está más ordenada, que es más segura y que puedo dedicar mi ajetreo mental a pensar en otras cosas (probablemente más cosas que poder organizar).

Aclarado esto, os voy a contar cómo me organizo para las tareas del día a día, para las cosas que quiero hacer, y para mis proyectos. Desde que empecé la universidad dejé a un lado las agendas y me enfoqué sólo en hacer listas. Claro, que luego me fue más preferible empezar a ordenar esas listas, así que mi método consiste en básicamente una o dos libretas principales y un buen taco de papel alargado y post-its. Además de mis dos aliadas para el móvil, las app de Keep y Wunderlist. Podemos dividir todo esto en dos categorías principales: listas fijas y listas que van cambiando. Lista fija es por ejemplo mi wish list o la ropa que compraré el próximo invierno; no las voy a actualizar ni a necesitar a diario. Una lista que va cambiando es por ejemplo la de las tareas urgentes que tengo que hacer ya de ya o la lista de la compra. Poquito a poco os voy a ir explicando cuáles uso y cómo.



1. El papel es mi amigo

Nada más despertarme no miro ninguna responsabilidad, me hacen mucha falta unos minutitos relajados para estirarme, respirar un poco y desayunar*. Suelo revisar el correo y las notificaciones que haya tenido durante mi última conexión, pero lo respondo siempre más tarde, estos minutos son de pensar tranquilo y no de actuar.
Para ayudarme a organizar el día tengo a mano por el escritorio post-its

*Añado para quien le interese, existe el método de las morning pages para conocerse a través de la escritura automática nada más despertarse. Si buscáis información encontraréis muchas cosas interesantes.

El método post-its es el que utilizo desde hace más tiempo, tener la tarea en un recuadro individual de color brillante en lugar de anotado en una agenda me ayuda a visibilizarla y a prestarle atención antes, así que es un método que uso si por ejemplo en mi lista de cosas por hacer tengo "ir a la copisteria" pero es una tarea que debería hacer ya con urgencia al día siguiente, que es cuando la paso a un post-it para localizarla rápido. Podría utilizar google calendar para todo esto, pero a mí esto me resulta más rápido y efectivo y además creo en el poder de escribir algo a mano como sistema para poder recordarlo mejor (por eso mis apuntes para estudiar son a mano también). Son también la típica cosa donde anoto cuando tengo que hacerlo rápido y que después traslado a su lugar, y como utilizo unos tacos de papel de Tiger sin adhesivo los voy juntando en el mismo sitio y de vez en cuando reviso si se me ha pasado algo. Son tan bonitos y de tantos colores que dependiendo de la nota la mayoría de las veces sólo pego el papelito directamente en donde toque, que es también un sistema genial para establecer categorías o notas aparte dentro de una hoja de libreta, por ejemplo.

Tengo además en mi pared un tablón de trabajo, que es un folio doblado y dividido en columnas donde vuelco algunas tareas que no voy a hacer de inmediato pero que no debería olvidar que quiero hacer para antes de alguna fecha. Por ejemplo, he utilizado este durante los dos meses de verano y ya veis que a estas alturas está casi todo tachado. Mirarlo de reojo siempre en mi pared me ayuda a no olvidar esas cosas y a establecer mentalmente una jerarquía de cuál es más urgente o cuál me puedo quitar rápido porque es sencilla.

Por último, el pack de notas es como el post-it largo. Es un cuadernillo flexible con hojas alargadas tipo lista que compré en Sostrene Grene, que es básicamente para cuando pienso "Todo esto no me cabe en un post-it y tampoco es necesario que esté en un post-it", y contiene listas y tareas que no tienen fecha pero que quiero hacer.

(Acabo de apuntarme en un post-it: "Colores para marcar tareas en la lista", refiriéndome a que quizás es buena idea subrayar o señalar esas tareas para identificarlas. Cosas del blog en azul, cosas de la universidad en naranja...).


Resumen: un tablón por categorías en la pared para cosas que quieres ir haciendo en fechas cercanas a modo recordatorio, desglose de tareas en un pack de listas y post-its para destacar alguna o recordatorios. En su mayoría serán tareas personales que no tienen una fecha concreta, las vas haciendo a tu ritmo cuando te quepa en el día.

Y con eso último pasamos al calendario.

2. Que no se me pase nada

Desde que empecé a llevar encima la libreta de dibujo y todo el material que necesitaba la agenda se volvió pesada para mí y de experiencia en años anteriores no solía rellenar todo el espacio que dejaban, además que me costaba tener una visión global y no veía necesario llevar encima tampoco los meses anteriores. Me pasaba además que no revisaba las hojas futuras y lo mismo me encontraba la entrega de un trabajo de repente como una semana de antelación (reconozco que venía bien para no agobiarse de antemano, pero ahora no me serviría). En ese sentido recomiendo MUCHO más las agendas en A5 que tienen la semana entera en dos hojas continuas, en lugar de las que van a día por página. Yo al final me terminé pasando al calendario general y las hojas sueltas que meto en mi archivador para no ir con otra libreta encima.
Esto me lo monto así:

Calendario del año ➙ Apunto los eventos más destacados que sé que vendran, como pueda ser un viaje o algo que no debería dejar pasar como revisarme la vista dentro de 4 meses, pero yo lo he estado usando más a modo de registro de cosas que han pasado para tener una vista global de cómo ha sido el año. Se pueden añadir enlaces a listas, por ejemplo en julio poner "Cosas que hacer en verano" con una flecha al lado para indicar que puedes ir a mirar tu lista de actividades que te gustaría hacer en vacaciones. Este estilo de listas las puedo tener en mi pack pero yo uso listography porque son muy fijas y las de este estilo las suelo dejar por ahí. Luego os hablo más de esto.

Durante este verano he estado usando uno anual que incluía también los días y en un par carillas tienes el año entero, señalando con acuarela los fines de semana para facilitármelo visualmente la verdad es que me ha venido muy bien durante estos meses, así que lo seguiré probando hasta que termine el año.


Calendario mensual ➙ Es el que uso durante el curso, un mes en un folio, con recuadros donde pueda escribir bien pero no más de 4 o 5 tareas por día, que es lo máximo a lo que llego y me puedo exigir. Si algo necesita desglose en la parte trasera de la hoja hay espacio más que suficiente. Esta hoja la llevo la primera en mi archivador.





























El truqui del archivador: portada transparente, si no coincide con alguna pegatina puedo ver mis tareas sin tener que abrirlo. 

Calendario semanal ➙ Sólo lo utilizo para cuando hay un ajetreo excesivo, pero sigue la misma premisa, hacer la tabla con los días y el espacio ocupando un folio, y ya vas añadiendo lo que te venga bien.

Parece mucho, pero en realidad son sólo un par de hojas que vas a tener siempre a la vista en tu libreta principal y que irás revisando a diario.

Yo ya tengo hecha una rutina con esto y me es muy natural organizarme así, para quienes no lo tengan muy claro o necesiten vidilla para empezar hay muchos planificadores y calendarios bonitos para descargar gratis. Pinterest es un nido para esto.

Los desgloses los tengo en Keep y Wunderlist. Aquí tengo un mini hilo de twitter hablando de cada una (clic). Wunderlist me viene GENIAL para ordenar las tareas de mis asignaturas y otras cosas, es un imprescindible en mi móvil. Tengo ahí también la lista de la compra y la de libros que voy a sacar de la biblioteca. Keep la utilizo mucho si por ejemplo voy en el autobús y se me ocurre algo, es más rápido abrir la app en el móvil que abrir la mochila para sacar la libreta y el estuche. Suelo dejar aquí también ideas para retos típicos de redes sociales que se gustaría hacer en otro momento, o auto-órdenes, o temas de los que quiero investigar más cuando tenga hueco.


3. Todo en su sitio
Que tengo muchas libretas no es un misterio para nadie a estas alturas. Aunque ya he hablado en otras ocasiones de ellas voy a dar un vistazo rápido con las que más utilizo para organizarme cosas, os aseguro que yo no pierdo nada y que todo tiene su lugar para cuando lo necesito.

El pocket journal ➙ Aquí está el post que escribí sobre él en su momento (clic), ahora quiero irle retocando cosillas de cara al próximo año, a ver. Le añadí con el sistema de la cuerda interior que se usa en los cuadernos midori un cuadernillo con fotos motivadoras, y aquí estoy mirando cómo lo enfoco. También es mi diario.
La libreta de proyectos ➙ Incluye ideas y desarrollos para proyectos artísticos. Ahora lleva dentro un versión mini donde pongo página por página lo que vendría a ser "resume tu proyecto en 3 o 4 palabras", para agilizar la visión general.
La libreta del principito ➙ Es un cuadernillo literario donde escribo para mí, tiene muchos estilos de tinta y de letra diferentes. Me ayuda cuando me quiero enfocar en cosas bonitas cuando estoy triste o bloqueada, digamos que me sirve para mantenerme dentro de mi energía.
La libreta de notas ➙ La llevo siempre encima, anoto cosas relativas a comentarios que recojo durante conferencias o talleres, apuntes útiles...
La mini libreta de notas➙ Aquí organizo por ejemplo futuros post en mis redes sociales y blogs, personas con las que me carteo, control de cosas que imprimo (tipo pegatinas, prints...) o por ejemplo aquí iba anotando direcciones y condiciones cuando estaba buscando piso.



Estas son las principales, luego están la de referentes artísticos, el cuaderno creativo, el sketchbook, el scrapbook... en fin, todos mis pequeños de papel.

Este curso utilizaré dos cuadernos cosidos de tapa blanda para organizarme en mi nueva ciudad, uno será el cuaderno de clase y otro el travel notebook, aunque este último está pendiente de ver cómo lo organizo porque tiene similitudes con el pocket journal y no van a ser lo mismo.

Además, tengo una carpeta para documentos importantes y el archivador de clase que he mencionado. Mi archivador es de los de fundas de plástico y tengo un apartado al final para folletos de exposiciones o cualquier papel que me parezca interesante y hojas en blanco. Como es lo que más suelo llevar conmigo durante el curso aquí es donde pongo mis calendarios y hojas de tareas, al principio. Tiene la ventaja de que al ser de fundas puedo meter dentro alguna libretita pequeña y fina que me convenga llevar ahí para no tenerlo todo desperdigado.

Todo esto suena a que llevo encima mil cosas y estoy pendiente de otras mil, pero como lo tengo ya todo tan interiorizado me sale de manera natural y ni me entero, es como lavarme los dientes.

4. Recuentos

Termino con listography. Este servicio web permite clasificar tus listas en cuatro carpetas, main, ongoing, archive y private. Aquí tengo listas que quizás no es imprescindible mantener en una libreta y donde además tengo muchísimo más espacio. No las puedo poner tan bonitas como en mi cuaderno pero puedo tener distintos colores para cada nota según categoría o importancia y añadir links directos.


Algunas de las mías para que os hagáis una idea son: en la principal la wishlist, recopilación de hilos que he escrito en twitter, mis favoritos, herramientas de trabajo... Y en tareas en proceso anoto las películas que veo, libros o la lista de cosas que he hecho.
Listography lo tengo más para registro que para tareas, son listas fijas en ese sentido.
En cuanto a organización digital esto es lo único que voy a mencionar ahora, pero si queréis que cuente cómo organizo el material que genero y guardo en mi ordenador no tenéis más que pedirlo.

Os dejo por último y como premio por haber llegado hasta aquí unos tips personales que empleo con todo lo que hago:
  • Tu libreta, tus normas. No hay plantillas, tu libreta es como a ti te apetezca que sea, es a ti a quien tiene que serle útil.
  • La importancia del proceso. Probando y probando es como se consigue llegar a un método que te guste y te funcione, al principio no hay que tener miedo de rellenar.
  • Que el proceso se refleje. Me gustan las libretas que se nota que están muy usadas, que tienen papeles asomando, que tienen notas tapando a otras, que tienen tachones, titulares, fotos... Que son muy tuyas, que son únicas.
  • La libreta no tiene por qué tener orden, ser bonita o tener buena letra. Yo siempre me lanzo a escribir sin pensarlo mucho y ya ordeno despues a base de washitape, subrayado con colores, recuadros, flechas, marcadores...
  • El tener un buen arsenal de washitape, papeles y bolis de colores, etc... soluciona el punto anterior, con esto las libretas se hacen bonitas solas.
¿Beneficios que he obtenido con todo esto? Mi cabeza está más ordenada, he aprendido a abordar los problemas de otra manera, ver que he sido capaz de mantener tantas libretas y hacerlas bonitas ha mejorado mi autoestima, el volverlo una afición me ha hecho conocer personas y lugares interesantes, mi capacidad de organización ha subido, me relaja y tranquiliza mucho dedicarles tiempo y vuelve a emocionarme escribir.

8 comentarios:

  1. Me ha gustado mucho este post básicamente porque yo también soy muy así, además ya era hora que alguien dijera eso de que no hace falta que todos los cuadernos sean bonitos, con caligrafía impoluta. Cuando empecé el Bullet Journal me entró una pereza terrible porque me exigía decorarlo como si fuera una obra de arte. Ahora lo uso simplemente para hacer listas y llevarlas encima sin perderlas, sin ningún tipo de floritura, aunque me da algo de pena porque el cuaderno en sí es precioso.

    Muchos besos.

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    1. Es que parece mentira que aun en estas cosas tan nuestras y personales siga existiendo esa presión invisible de "todo tiene que ser perfecto". Ya sólo el tiempo invertido en ellas las hace bonitas e importantes, en mi opinión, por eso me resulta importante el proceso. Los cuadernos deberían ayudarnos a sentirnos mejor, no ser otra fuente de estrés.

      Gracias por comentar, y un beso :)

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  2. Me ha sorprendido un montón encontrar a alguien que también necesite hacer listas sobre todo para aclararse y para reducir la ansiedad. Me he visto identificada en muchos aspectos y yo también utilizo listas para absolutamente todo porque me parece la forma más visual y más rápida de hacer las cosas.
    Respecto a otros métodos de organización (como el calendario anual y mensual, lo de la pared y los posits) no lo había visto nunca y creo que empezaré a utilizarlo cuando empiece las clases en septiembre. Quizá me venga bien.

    Un abrazo.

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    1. ¡Benditas listas! Después de tanto tiempo empleándolas se observa todo lo que mencionas, además soltarlo todo en un papel es liberador y te ayuda a visualizarlo todo como si fuesen piezas de un juego.

      Te deseo mucha suerte con las clases, un abrazo :)

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  3. Me ha encantado este post para entender mejor cómo te organizas, y además me has motivado a hacer una limpieza a fondo en mi escritorio y usar mi corcho de manera más bonita y práctica para organizarme y motivarme este curso. Buen trabajo y muchas gracias ^^

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    1. Me alegro mucho de haberte dado energía positiva. Ya te digo que limpar el escritorio da una sensación de pureza y buen comienzo estupenda, necesaria para esta época del año. ¡Que te vaya genial este curso!

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  4. Siempre me ha maravillado tu capacidad para organizar xDDD Yo lo intento muchas veces, sin embargo, yo sí tiro de agenda, porque si tuviera todo por separado me haría mucho lío. Y aún así, me olvido a veces de ella... me tengo que acostumbrar a escribir, tengo mucho poca fuerza de voluntad, ay. Pero me has dado ánimos para intentarlo una vez más, a ver si lo consigo, que para este año más que nunca hace falta organización <3 Muy buen post!

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    1. ¡Muchis ánimos! Ya verás como lo podrás sacar todo para adelante. Ponle fotitos monas a la agenda, verás como así te dan ganas de abrirla, jajaja.

      Besotes y gracias por pasarte <3

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